memo

仕事本

「分かりやすい表現」の技術

・趣旨(要点)を冒頭に書く
 趣旨が不明のまま前置きがダラダラ書かれていると、趣旨に辿り着く前に読むのを止めてしまう。
 最初に趣旨を書き、詳細を後述する

・予想される疑問の答えを予め書いておく
 相手を説得し「YES」と言ってもらう為には、その文章を読んで
 何故そうなるのか? といった疑問の答えを書いておく

・受け手のプロフィールを考えて作成すること
 自分達だけで通じる専門用語で説明するのではなく、
 情報の受け手が理解できる内容で説明する。
 自分が当たり前だと思っていることが、相手は解らないのではないか? と思って書く。

・全体図を与え、その後、適宣、現在地を確認する
 アジェンダ
  第一章 〜
  第二章 〜 ←ここです!
  第三章 〜

・複数解釈をさせない
 ×あの方は小児科の田中さんの息子さん
 ○あの方は小児科で、田中さんの息子さん

・情報サイズ制限を守る
 1ページに全ての情報を注ぎ込まず、大項目、中項目、小項目と分類した方が
 全部を目を通して探すより目的の物が見つかりやすい

・欲張るな、場合によっては詳細を捨てよ
 一番見せたいものを目立たせる。
 メールだと、一番最初と、一番最後が印象に残るので、
 一番知らせない内容は最初に書くのが良い。そうすることで受け手にとって本当に必要な情報否か数行で判断可能になる

・具体的な情報を示せ
 ×費用が著しく大きい場合
 ○費用が7万円を越える場合

・情報を共通項目で括れ

・視覚特性(見やすさ)を重視せよ

依頼する時の文章

> 依頼文章の構成

 挨拶
 自己紹介
 志    何を目指しているのか
 依頼内容 何をお願いしたいのか
 依頼理由 何故あなたにお願いするのか
 条件   期日、謝礼など
 返事方法

> 自己紹介
 外から見てピンとくる表現を使う。社内用語などは使わない。
 × A社の企画部担当○○です
 ○ A社でシリア向けの雑誌を編集している○○です

 どんな価値を提供する仕事か、相手に興味、共感を得られる仕事なら依頼も成功し易い。

> 相手のやる気を引き出す理由を書く
 ・志に共感してもらう。共にやってみたいと思われるように。
 ・相手がやる必然性がある
  相手の能力実績から、相手がやる意思、必要性を感じてもらう。
  自分がやりたいことだし、自分しか出来ないと感じてもらう。

議事録

> 発言を書くのではなく論点を書く
 この会議は何について話して、結局何が決まったのか。
 「問い」に対してどんな「答え」を出したのか。⇒決定事項
 「答え」に出す上で、どんな手法を検討したのか、何を大事にしたのか。

> フォーマット
 ・前回までの流れ

 ・本日の会議の位置付け、流れ
  各種地域イベントのVTRを視聴。失敗例から学ぶことを確認。

 ・議事の要点
  ターゲットは誰か?
  昨年、参加が著しく悪かった10代、20代に関心を向ける企画であること

  ゴールをハッキリさせたい。
  祭りの後、どんな気持ちになっていれば良いか。

 ・本日の決定事項
  世代間交流をねらいにする。
  例えば高齢者と、子供という組み合わせし交流を持てる場として提供する。

 ・今後の課題
  世代交代が生まれる場とは?
  それを具現化する案とは?

 ・次回の予定

伝え方が9割

> 強い言葉を作る5つの技術
・サプライズ法
 「△修Δ澄↓ゝ都へ行こう」
 ‥舛┐燭じ斥
 適したサプライズワード

・ギャップ法
 「これは私の勝利△任呂覆ぁ",△覆燭両〕だ」
 ‥舛┐燭じ斥
 ∪吉紳个離ーワードを前半に入れる
 A宛紊繋がるような文脈を作る

・リピート法
 「〆Fは暑い、⊇襪ぁ
 ‥舛┐燭じ斥
 繰り返す

・クライマックス法
 「△海海世韻力辰任垢、〇笋魯レーが好きです」
 ‥舛┐燭じ斥
 ▲ライマックスキーワードから始める

> イエスに変える切り口
(1) 思ったことをそのまま言わない
(2) 相手の考えを想像する
(3) 相手のメリットと一致するお願いをする

・相手のすきなこと
 デートして下さい⇒「驚く程美味しいパスタの店があるけど行かない?」

・嫌いなこと回避
 芝生に入らないで⇒「芝生に入ると、農薬の臭いがつきます」

・限定
 「他の人が来なくても、山田さんだけには来て欲しい」 

・感謝
 領収書落として下さい⇒「いつもありがとう、山田さん。領収書お願いできますか」

・その他
 提出期限伸ばせませんか⇒「クォリティ上げたいので、もう少し時間もらえませんか」

論理的な話

> 理論的に話す3要素
・主張が明確
・明確な理由
・論理シグナル(接続子)が的確

> 話の作り方
以下の順序で話をすることを心がける
(1) 言いたいことを一言で伝える
(2) 主な内容を伝える(3項目程度)
(3) 理由・根拠・具体例を示す

わかりやすく伝える技術

> わかりやすく伝える
・結論から話す
・具体的に話す
・自分の話したいことではなく、相手の聞きたいことだけに答える
・詳細からではなく全体から話す

・既知情報を主語。新情報を述語。
・自分の常識を押し付けない。

> 使いたくない言葉
・ところで
・話は変わりますが
⇒今までの話を切り上げて、話の腰を折られた感じになってしまう

・こうした中では
⇒漠然としたことで、具体性にかける。
 後に出てくる文章を論理的に繋げることができない誤魔化しの文章になっている

・いずれにしましても
 話をうまくまとめることが出来ず強引にまとめてしまっている

・〜が、
 逆説(否定の場合)のみに使う。
 長い間、お時間頂きましたが、終わりにします。だと違和感がある。
 長い間、お時間頂きましたが、まだ重要な報告があります。⇒否定として使ってるので自然

仕事ができるやつになる最短の道

> 仕事を任されたらやるべきこと
1 納期を確認する
2 成果を仕事の依頼者と合意する
3 仕事を分割する
4 難しい仕事から取りかかる
5 行き詰まったら、即相談する
6 説明責任を果たす
7 自分でゼロから考えず、前例を探す
8 人への依頼は早めにし、1〜7を守らせる

> 意識しべきこと
・どんな仕事でも一番偉い奴は最初に案を出したやつ
・他の人と同じ時間感覚で仕事をせよ

10倍の仕事ができる人

・その仕事をすることで、どれだけの成果に直結するか意識する

・将来のことを考えて、「急ぎの仕事」にテンポ良く取り組む

・どうすれば1つの動作で複数の仕事を進められるか考えて動く
 ⇒細々報告するのではなく、まとめて報告する

・計画を立てながらも柔軟に修正を加えながら仕事を進める

・デットラインを意識し逆算して予定を立てる

・自分の現状を把握し周りと共有。無理な仕事がこないようにする

・分単位の時間を意識して、どんな作業も効率的にまとめて行う
 ⇒メールチェックを30分単位ではなく2時間単位で行う

・当事者として成果に繋がることを意識し「生産的な発言」をする
 ⇒相手の意見に反論するだけでなく代案を出す

・情報を集めることよりも、整理して効果的に見せることに力を入れる

・具体的な数値を使って相手を説得する
 ⇒もうすぐ完売ではなく、あと5個で完売

・相手の立場を考えて「相手を主語」にして話す

・上司にストレスをかけないよう、まとめて簡素に報告する

・段取りを把握しながら仕事を進めて、適宜「途中経過を報告」する

・メールの件名が解りやすく、箇条書きなどで端的に要件を伝える
 ⇒まず結論から書き、後から理由を補足する(メールは1日何百通もあり読む必要があるものか判断するには簡素な方が良い)

・危険性のある重要なメールを見極め、優先的に処理を行う
 ⇒簡単な要件を先に済ませ、時間の掛かる要件を後回しにすると、緊急性のメールを見落とす可能性がある

・アイデアを提案するとき、具体的な実例に落とし込んで「行動」に直結させる

・自分の「優位性」を見極め、それを武器に交渉する

・相手の信頼関係を気付いてから本題に入る
 ⇒いきなり商談の話ではなく、まず雑談をして信頼関係を築く

超一流の雑談力

・軽い話題で横展開し、相手の反応があれば縦展開で掘り下げて会話を広げる

・相手のバックグラウンドを考慮し深掘りする
 「素敵な時計をされてますね」
 「いやいや、大した時計じゃないよ」
 ⇒ここで相手が時計に関して拘りがあれば「どこのブランドですか?」や「高かったんじゃないですか?」
  と言った会話もありだが、興味がないと質問されてるという印象を与える。
 「凄く素敵ですよ、何か特別な時計なんですか?」
 ⇒こうすると違う話題に入り新たな会話を派生させることが出来る

・相手の話に価値があると共感するリアクションを取る
 さすがですね。
 知らなかったです。
 ステキですね。
 センスがいいですね。
 それはすごいですね。

・そうですね。で止めず一言足して返すW
 相手が返しやすい球をなげる。
 難しい場合はオウム返しで、一言追加する。
 「この前、マラソンに出たんだよ」
 「えっ? マラソンですか。因みに何キロですか?」

・こちらの会話に反論で返された場合は「うかつでした!」
 「やはり家を買うなら中古ですね。安いので」
 「それはどうですかね。耐震性とか怖くないですか?」
 「いやー迂闊でした。となるとBさんは新築を建てられたんですか?」

・前回教えてもらった話題に必ず触れる
 相手がお薦めしてきたものを事前にチェックし、その話題に触れる

・ポイントは3つあります
 と言うフレーズで本題に入ることで、
 相手の話を理解しようと聞く準備を始めるので、思わずメモを取りたくなる。

・全体のテーマを予め伝える


 

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Last-modified: 2016-07-10 (日) 10:51:21 (466d)